中小企業でもできる！生成AIを活用した議事録作成の方法と活用事例

「毎回の会議後、議事録作成に追われて大変……」「書き漏れや誤字脱字が心配」そんな課題をお持ちではありませんか？
近年は、生成AIを活用した議事録作成が注目を集めています。実際にAI議事録作成ツールを導入すると、作業時間の短縮や情報共有の正確性アップにつながり、中小企業でも導入が進んでいます。
本記事では、生成AIを使った議事録作成のメリットや具体的な活用例、導入手順などをまとめてご紹介します。中小企業の経営者や担当者の方でもわかりやすい表現を心がけていますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 生成AI議事録作成とは？

生成AI議事録作成とは、音声や会議内容をAIが自動でテキスト化し、要点を整理して議事録を作成する技術のことです。具体的には、会議の音声をリアルタイムまたは録音データから文字起こしし、その後、要点を抽出して整形します。

なぜ「生成AI」なのか？

「生成AI」とは、人間が行う言語生成や内容理解をAIに代替させる技術です。近年、ディープラーニング（深層学習）の進化により、人間の会話に近い文章をAIが生成できるようになりました。議事録作成では、ただ文字起こしをするだけでなく、要点の要約や文書化のスタイルを自動で整えることが可能になっています。

2. 生成AI議事録作成ツールの種類

一口に「AI議事録」といっても、さまざまなタイプがあります。中小企業の導入現場でよく見られる代表的な種類を紹介します。

2-1. 録音用デバイス一体型（ハードウェア + ソフト/クラウド連携）

会議室に設置して録音するハードウェアと、専用のソフトウェアやクラウドサービスが連携するタイプです。デバイス単体で録音を行い、その音声データを自動または手動でアップロードしてテキスト化・要点抽出を実施します。

2-2. 録音データをAIに解析させるサービス

会議後に録音データをクラウドにアップロードし、AIが文字起こしと要約をしてくれるタイプです。比較的低コストで始められ、既存のICレコーダーやスマホ録音を使えるのがメリットです。

2-3. オンライン会議ツールに組み込まれているもの

ZoomやMicrosoft Teamsなど、一部のオンライン会議ツールはAIで自動的に議事録を生成する機能を持ち始めています。参加者がオンライン会議に入るだけで、議事録の下書きが自動作成されるため、テレワークやリモートワーク環境との相性が抜群です。

3. 中小企業で導入するメリット

中小企業においても、AI議事録作成はさまざまなメリットをもたらします。

3-1. 作業時間の大幅短縮

議事録作成は意外に時間がかかります。長時間の会議を全部聞き返す必要があるケースも珍しくありません。しかし、AIに任せれば文字起こしと要約が一気に進むため、担当者の手作業が激減します。

3-2. 議事録の精度向上

人間が文字を起こすと、聞き間違いやタイプミスなどが発生しやすいですが、AIの場合は高い精度でテキスト化が可能。さらに、最新の生成AIであれば、文章の自然なまとめ方も自動で行ってくれるため、読みやすい議事録が手軽に完成します。

3-3. 情報共有のスピードアップ

議事録がすぐに完成すれば、会議終了後すぐに社内共有が可能です。特に遠隔地の支店やテレワークメンバーにもタイムラグなく伝えられるので、意思決定のスピードが上がります。

3-4. コスト削減

議事録作成に費やしていた人件費や外注費を削減できる可能性があります。AIツールの月額利用料などはかかりますが、長期的にみると十分ペイするケースが多いでしょう。

4. 成功事例3選

ここでは、実際にAI議事録作成を導入して効果を上げている中小企業の例を紹介します。

4-1. 事例1：IT関連企業の効率化

あるIT関連の中小企業では、週2回行われるプロジェクト会議の議事録作成に1人がほぼ半日使っていました。そこで生成AIを導入し、会議終了後にAIが即座に音声をテキスト化。重要ポイントを自動抽出することで、担当者の作業時間を最大70％削減できました。
しかし、導入当初は専門用語の誤変換が多発。最初に専門家と協力してカスタマイズ・辞書登録を行ったことで、誤変換がかなり減ったという経験があります。

4-2. 事例2：小売業の店舗会議での活用

小売業のチェーン店を複数運営している企業では、店舗会議が毎日のように行われ、議事録が形骸化してしまっていました。生成AIで発言内容をリアルタイムに共有し、後から修正を加える仕組みに変えたところ、会議に参加できなかった他店舗のスタッフにも素早く情報共有できるように。売上分析や在庫管理の精度が上がったことで、月次売上が前年比10％アップという結果も得られました。

4-3. 事例3：医療関連団体の慎重な導入

医療関連団体では機密性が高いため、議事録の自動化には慎重でした。しかし、セキュリティ対策を充実させたオンプレミス型の生成AIシステムを採用することで、院内感染対策会議の記録を効率化。専門用語が多い医学的表現にも対応できるよう、専門家がカスタマイズを実施しました。その結果、誤変換や情報漏洩のリスクを抑えながら業務効率化を達成しています。

5. AI議事録導入のステップ

「AI議事録ツールを導入したいけど、何から始めれば良いか分からない……」という方のために、大まかな流れを解説します。

1. 目的・要件の洗い出し
   • どのような会議をAI化したいのか
   • リアルタイム変換と後日変換、どちらが必要か
2. ツール選定
   • 録音デバイス一体型か、録音後クラウドアップロード型か、オンライン会議ツール連携型か
   • 費用対効果を考慮しながら、導入のしやすさをチェック
3. 試験導入・検証
   • 小規模な会議からテスト運用
   • AI議事録の精度や操作性を確認
   • 導入担当者の研修や周知を行う
4. 本格導入
   • 社内全体で運用を開始
   • フィードバックを集め、運用フローを最適化
   • 定期的にAIエンジンのバージョンアップや学習データの更新を行う

6. 導入時の注意点

6-1. プライバシーとセキュリティ

会議内容は機密情報を含む場合が多いため、データの取扱いには注意が必要です。外部サービスを使う場合は、暗号化の有無や情報管理体制をしっかり確認しましょう。

6-2. 誤変換や要約ミスの可能性

AIの精度は高いとはいえ、100%完璧ではありません。特に専門用語や社内用語については誤変換の可能性があるため、導入当初は必ず人間のチェックが必要です。

6-3. コストと運用コスト

導入時のライセンス料やハードウェア費用、そして運用コストも考慮しましょう。月額料金が発生するタイプなら、利用頻度に合ったプランを選ぶことが大切です。

7. まとめ

生成AIを活用した議事録作成は、会議の効率化と情報共有のスピードアップを実現する強力な手段です。中小企業にとっては、限られた人材や予算を有効活用しつつ、業務をスムーズに進めるうえで非常に有益なツールとなるでしょう。

• AI議事録ツールの種類を理解し、自社に最適な方法を選ぶ
• 小規模から試験導入して効果を検証する
• プライバシーやセキュリティ面を十分に検討する

これらのポイントを押さえれば、貴社の会議がさらに効率的になるはずです。ぜひこの機会に、AI議事録作成の導入をご検討ください。